Webセミナーの開催手法｜Zoomミーティングシステム使用の場合
2020.1.30バージョン ※随時更新いたします
下記の内容は藤沼誠人様（栃木県庁）よりご提供いただきました。藤沼様は、自治体主催（日本医工ものづくりコモンズとの共催）の医工連携Ｗｅｂセミナーについて、2019年11月19日に国内で初めて本格的な準備を経て開催し、国内外40名以上の参加者をもって盛会とされた実績があります。当時の様子は、日刊工業新聞社の記事「栃木県と日本医工ものづくりコモンズ、ウェブ配信のセミナー」でご覧いただくことができます。
Ｗｅｂセミナーの準備や当日運営をどの程度本格的におこなうかによって、「１ かっちりバージョン」、「２ そこそこバージョン」、「３ 簡易バージョン」の３つのバージョンを紹介しています。医工連携に限らず、Ｗｅｂセミナーを開催する自治体や企業の方々の参考になればと思います。
１ かっちりバージョン
準備・開催の流れ
- セミナーURL※を発行：事務局
- 参加者への免責事項※を検討：事務局
- 開催チラシまたはWebサイトの作成：事務局
募集要項への記載内容
・日時
・Web会場であること
・主催※
・定員（最大100）※
・プログラム
・ZoomミーティングシステムのテストURL※
・免責事項
・申込方法、申込先 - 参加者募集を開始：事務局
- テストURLにて接続テスト：参加者
- 参加申込：参加者
- セミナーURLを連絡：事務局→参加者
- セミナーURLでの接続テスト対応：事務局
・事務局は開催２時間前から接続し待機
・参加者からのテスト接続に対応 - Webセミナーの開催
実施体制と役割
・ファシリテータ（司会）：司会進行、質疑応答のアレンジ
・事務局：参加者の接続フォロー、質疑応答のサポート
・講師：講演
・参加者：聴講、質問
質疑応答の方法※
・質問はZoomのチャット機能を活用する
・事務局の参加者名を「#質疑はこちら」等の名称にする
・参加者は「#質疑はこちら」宛てに質問を送信
・事務局は参加者からチャットで受信した質問を精査し、チャットでファシリテータ宛て質問を送信
・ファシリテータは事務局からチャットで受信した質問を読み上げ、講師に応答を促す。 - アンケートの送付：事務局→参加者
アンケート項目
・参加の有無
・同時視聴人数 - アンケート回答：参加者→事務局
- 参加者一覧・アンケート結果の取りまとめ：事務局
Zoomの設定（セミナーの詳細設定）
- 参加者の動画・音声→オフ
- ホストより前の参加→許可
- ミーティング開始時間→開催時間の２時間前
免責事項（例文）
令和○○年○月○日（開催日）に開催する○○Webセミナー（以下、本セミナーという。）への参加者は、以下の事項に同意の上、お申し込みください。（主催者）は、参加者が参加申込をしたことで以下の事項に同意したものとみなしますので、御了承ください。
- 本セミナーの参加にはインターネット接続が必要です。接続に係る通信料は参加者各自の負担といたします。
- 参加者の各自が最新のコンピュータウィルス対策等がなされている機器を使用して御参加ください。（主催者）はセミナー参加によりコンピュータウィルスや第三者の妨害等行為による不可抗力によって生じた損害等の一切の責任を負いませんので御了承ください。
- 本セミナーへの参加申込には、必ずZoomミーティングシステムの接続テストを実施してから、お申し込みください。
その他の留意事項
- 主催：Zoomミーティングのホストは必ず主催者に名を連ねる。
- 定員：Zoomミーティングシステムの最大接続数は100だが、セミナーURLを複数で共有する場合や事務局分を考慮し、定員は50くらいが適当。
２ そこそこバージョン
- セミナーURLを発行：事務局
- 開催チラシまたはWebサイトの作成：事務局
記載内容は免責事項を除き「かっちりバージョン」と同様 - 参加者募集を開始：事務局
- テストURLにて接続テスト：参加者
- 参加申込：参加者
- セミナーURLを連絡：事務局→参加者
- セミナーURLでの接続テスト対応：事務局
・事務局は開催１時間前から接続し待機
・参加者からのテスト接続に対応 - Webセミナーの開催
- アンケートの送付：事務局→参加者
- アンケート回答：参加者→事務局
- アンケート結果の取りまとめ：事務局
３ 簡易バージョン
- セミナーURLを発行：事務局
- 告知Webサイトの作成：事務局
記載内容
・セミナーURL
・そのほかは「そこそこバージョン」と同様 - 参加者募集を開始：事務局
- 参加申込：参加者
- Webセミナーの開催
